6 Schritte um Eure Abizeitung zu organisieren

Organisation

Eine Abizeitung zu organisieren ist sehr anstrengend und zeitaufwendig. Diese Schritte helfen Euch dabei Eure Abizeitung und alles drum herum zu organisieren!

 

1. Das Komitee

Bildet ein Komitee aus allen Leuten die Lust haben an der Abizeitung mitzuarbeiten. Allerdings sind die Motivation und das Durchhaltevermögen von Person zu Person unterschiedlich und damit könnte euer Komitee nach einiger Zeit schrumpfen. Um effektiv arbeiten zu können darf man sich nicht auf den Füßen stehen. Wir empfehlen 8-10 aktiv arbeitende Personen im Komitee zu sein.

2. Der Komiteesprecher

Ernennt einen Komiteesprecher. Er/Sie hat den Überblick über alle Themengebiete und kümmert sich optimaler Weise auch um die Anzeigen und Finanzen. Er lädt zu regelmäßigen Treffen ein und koordiniert Fälligkeitstermine intern im Komitee und extern zur Stufe.

3. Wer tut was? Bis wann?

Legt fest, wer für was Zuständig ist und haltet alles in einem Dokument fest. Diese Sachen sind aber nicht in Stein gemeißelt. Wenn ihr Hilfe braucht oder das Thema nicht so viele Personen braucht, könnt ihr die Zuständigkeiten jederzeit anpassen.
Im Grunde geht es darum zu wissen, wer welche Aufgaben übernimmt und keine Aufgabe zu vergessen!

4. Meetings

Trefft euch regelmäßig! Ein Treffen alle ein bis zwei Wochen hilft euch die Übersicht über eure Zeitung zu behalten. Hierbei könnt zu jedem Thema oder Aufgabe ein kurzer Statusbericht abgegeben und offene Fragen klären.
Außerdem sollte das Treffen dazu dienen Entscheidungen zu treffen, wie z.B.: Welches Design bekommen unsere Personenseiten, haben wir ein Hard- oder ein Softcover, usw,.. .

5. Die Zeit im Blick haben

Legt Fälligkeitstermine fest! Das gilt für interne Aufgaben als auch für das Einsenden von Texten und Bildern. Erinnert eure Stufe regelmäßig an diese Termine.

6. Ordnung ist die halbe Zeitung

Ihr erspart euch viel Stress und Arbeit, wenn Ihr eure Dokumente nach einem einfachen Prinzip benennt und sortiert. Zudem solltet Ihr zum Speichern der Dokumente und Bilder eine Cloud verwenden. Hierzu bieten sich Dropbox oder Google Drive an. Somit hat jeder aus eurem Komitee Zugriff auf die Dateien um Sie zu bearbeiten. Es erspart einen auch lästigen Datenaustausch per USB-Stick, Email, Whatsapp oder Facebook.

Tipp: So könnt ihr Dokumente und Bilder einfach benennen:

Muster: Klasse_Nachname_Vorname-Zähler
Beispiel: 12b_Mustermann_Max-2.jpg
Übersetzung: Die 2. JPG-Datei von Max Mustermann aus der 12b.

Ähnlich gilt das Prinzip auch für Klassen oder Events:

Muster: Klasse_Thema-Zähler
Beispiel: 12c_klassenfahrt-1.docx
Übersetzung: Das 1. Worddokument über die Klassenfahrt der Klasse 12c.
Wenn es nur einen Text über ein Thema gibt kann der Zähler auch weggelassen werden.
Also: 12c_klassenfahrt.docx